Nous partageons ici notre expérience après plus de 13 années dans le Conseil en financement de l’innovation. Nous n’avons pas pour objectif d’être exhaustifs et reconnaissons volontiers qu’il y a d’autres écueils à éviter. Parmi tous ceux que nous avons relevés, nous avons fréquemment observé les 10 qui sont exposés ci-après.
1. Confondre R&D et Innovation
C’est la première question – et peut-être la plus importante – à se poser : mon projet relève-t-il du CIR ou du CII ?
Si votre projet est destiné à faire progresser l’état de l’art, c’est-à-dire les connaissances scientifiques et techniques, ainsi que l’utilisation de ces connaissances pour de nouvelles applications et que son aboutissement est incertain, il relève du CIR.
Si votre projet est destiné à concevoir ou réaliser un prototype ou une installation pilote d’un nouveau produit, service ou procédé, il relève du CII.
2. Ne pas mettre en place, en amont, le suivi des temps de travail
Le poste de dépenses « frais de personnel » est essentiel dans la déclaration (que ce soit pour le CIR ou pour le CII). De plus, le texte de loi indique que « Les entreprises doivent pouvoir établir, avec précision et rigueur, le temps réellement et exclusivement passé à la réalisation d’opérations de recherche, toute détermination forfaitaire étant exclue ».
Il est donc important, dès le démarrage d’un projet, de mettre en place des feuilles de temps (à minima mensuelles) afin de pouvoir :
i. suivre de manière précise le temps passé sur ce projet ;
ii. justifier facilement et concrètement le temps déclaré dans le cadre du crédit d’impôt.
Les feuilles de temps ne sont pas systématiquement réclamées en cas de Demande d’Information Préalable (DIP) mais elles le sont en cas de contrôle fiscal. Il faut donc le prévoir en amont.
3. Déclarer des temps non recevables
Personne ne passe 100% de son temps sur un projet donné (même si c’est la seule tâche sur laquelle on travaille) – inutile donc de déclarer des collaborateurs à 100%. Il y a des discussions, des réunions, des tâches administratives … Le temps passé par un salarié sur un/des projets ne peut/doit donc pas excéder +/- 90% de son temps de travail total.
Autre élément très important, les activités de management ne sont pas éligibles, il faut veiller à ne pas déclarer des temps d’encadrement ou de suivi de projet.
Enfin, il ne faut surtout pas oublier que tous les chiffres sont susceptibles de devoir être justifiés.
4. Ne pas vérifier les critères d’éligibilité pour les Jeunes Docteurs
Si vous voulez inclure des Jeunes Docteurs dans les frais de personnels, vous devez vous assurer :
i. qu’ils ont bien conclu leur premier CDI avec vous ;
ii. qu’en cas de passage en CDI après l’obtention de leur Doctorat, un avenant à leur contrat de travail a été fait pour matérialiser leur changement de statut (de Doctorant en CDD à J.D en CDI)
iii. que l’effectif moyen de recherche de la société ne doit pas être inférieur à celui de l’année précédente. Ce point est souvent oublié.
5. Ne pas vérifier chaque année son statut PME dans le cadre du JEI
L’obtention du statut JEI est réservé aux PME, i.e.
- un effectif de moins de 250 personnes ;
- un CA annuel n’excédant pas 50 millions d’euros ou un total de bilan n’excédant pas 43 millions d’euros.
Dans le cadre du rachat ou de la fusion de la société, d’une forte croissance ou d’une grosse levée de fonds, il est possible que les critères du statut de PME ne soient plus respectés.
6. Oublier la relation entre CIR et JEI
Si vous avez le statut JEI, n’oubliez pas qu’il est conditionné, entre autres, à un montant de dépenses R&D supérieur à 15% des dépenses totales de la société. Il arrive fréquemment, que des sociétés pensent que les dépenses d’innovation rentrent dans le calcul des 15%, mais le terme JEI est un faux ami.
7. Négliger les prêts et subventions
Soyez vigilant à bien imputer les prêts et subventions reçus (considérer le calendrier dépenses sous-jacentes et non pas celui des flux).
De même, veillez à analyser précisément la nature des dépenses adossées à une subvention avant de la déduire (elle peut-être hors du champ du CIR, comme une subvention de la BPI qui vient financer du BFR ou du développement commercial).
8. Ne pas prévoir les justificatifs pour les travaux de sous-traitance
Si vous déclarez des travaux de sous-traitance dans le cadre d’un CIR/CII, vous serez amené à devoir en justifier le montant.
Prévoyez donc au minimum :
i. d’établir un cahier des charges
ii. de rédiger un descriptif des travaux réalisés
iii. de vous procurer une copie de son agrément pour l’année visée
9. Ne pas suivre la trame imposée pour les dossiers techniques
Au-delà des chiffres déclarés, et en parallèle, n’oubliez pas de constituer le dossier technique du/des projet(s) concerné(s).
Reportez-vous au modèle du MESR et suivez-le scrupuleusement ; c’est ce dossier qui justifiera la légitimité de vos travaux de recherche et/ou d’innovation en cas de contrôle.
Non seulement cela vous permet de ne rien oublier mais surtout d’éviter une remise en cause du CIR/CII pour une question de formalisme.
et enfin…
10. Privilégier le prix plutôt que la qualité dans votre choix d’un Conseil en financement de l’innovation.
Négocier un contrat est une pratique saine mais essayer d’économiser 2% ou 3% d’honoraires sur 100k de CIR, sans privilégier la qualité et donc risquer un redressement qui peut vous coûter 10 fois plus (redressement à hauteur de 20% du CIR), est un mauvais calcul.
Faites confiance à une société de Conseil qui a fait ses preuves et qui saura vous accompagner et vous conseiller pour éviter des risques inconsidérés.
L’ACI compte de nombreux cabinets référencés auprès de la Médiation des Entreprises.